Seminar, vergadering, conferentie, handelsbeurs of congres? Bedrijfsevenementen hebben vele gezichten. Maar zij hebben één ding gemeen: zij zijn allemaal afhankelijk van een geschikt pand om een volledig succes te worden. Wat zijn nu precies de componenten die een vergaderruimte de perfecte plek maken voor vergaderingen, workshops, symposia en co. In dit blog een overzicht van de 5 belangrijkste kenmerken waaraan een perfecte vergaderruimte zeker moet voldoen. Denk bijvoorbeeld aan een duurzame vergaderlocatie in Utrecht.
1. Flexibele afmetingen
Een vergaderzaal moet in grootte te wijzigen zijn. Waarom? Afhankelijk van het soort evenement of programma kan het nodig zijn de deelnemers op te splitsen. Bijvoorbeeld voor groepswerk. Daarom loont het de moeite om handmatige of elektronische ruimteverdelers ter beschikking te hebben. Zo snel als zij tot stand is gebracht, kan de ruimtescheiding ook weer worden opgeheven. Bijvoorbeeld als de uitgewerkte resultaten onderling moeten worden uitgewisseld.
2. Variabele zitplaatsen
Kleine workshop of drukbezocht congres? Het soort evenement, het aantal deelnemers en het programma hebben een doorslaggevende invloed hebben op de zitplaatsen. Een goede vergaderlocatie is hierop voorbereid. En maakt een stoelopstelling mogelijk die aan individuele eisen voldoet. Gewoonlijk omvat het aanbod:
- Cabaretopstelling;
- Carréopstelling;
- Examenopstelling;
- Kringopstelling;
- Schoolopstelling;
- Theateropstelling;
- U-vormopstelling;
Voor welke opstelling ook gekozen wordt, hij moet matchen met het doel van de bijeenkomst en aansluiten op de doelgroep.
3. Ruimte-indeling die de concentratie bevordert
Wanneer mensen samenkomen om gedurende meerdere uren aan iets te werken, is het belangrijk dat zij zich zo goed mogelijk kunnen concentreren. De inrichting moet eerder eenvoudig zijn en in subtiele kleuren. Een brede venstergevel laat veel natuurlijk daglicht binnen en biedt idealiter een uitzicht dat minder afleidt. Strategisch geplaatste lichtbronnen en volledige airconditioning ondersteunen creatief werk.
4. Hoogwaardig conferentie-apparatuur
Een vergaderzaal zou geen vergaderzaal zijn zonder de passende apparatuur. Dienovereenkomstig, zal er gegarandeerd zijn:
- Uitrusting voor presentator en spreker (microfoons, koptelefoons, laserpointers);
- Audio-apparatuur (luidsprekers, geluidssystemen, CD-spelers);
- Apparatuur voor visuele presentatie (beamers, whiteboards, videoconferentie-apparatuur);
- Verstandig geplande en geïnstalleerde aansluitingen zorgen ervoor dat de technologie probleemloos in gebruik kan worden genomen. Externe accessoires kunnen dan ook snel en gemakkelijk worden aangesloten.
5. Internet met hoge snelheid
Het gebruik van internet en de veilige overdracht van gegevens moeten te allen tijde gewaarborgd zijn. Ook en vooral tijdens conferenties en andere bedrijfsevenementen. De internettoegang moet snel en stabiel zijn, zodat er tijdens live presentaties niets mis kan gaan.